Oud Beersel, een brouwerij van Lambiek- en Geuzebier, heeft de Ultimate Makeover van 2009 gewonnen. Dat is een actie van Microsoft en partners die peilt naar het gebruik van de ICT-omgeving bij KMO’s in België en Luxemburg. De winnaar van de Makeover krijgt onder meer een volledig vernieuwde ICT-omgeving cadeau. De implementatie bij Oud Beersel was in handen van partner IT1.
Oud Beersel is nu een van de eerste Belgische bedrijven die werken met het extra snelle, nieuwe besturingssysteem Windows 7 Professional. Bovendien kreeg de onderneming Windows Small Business Server 2008, die functies omvat zoals e-mail, intranet, externe toegang, ondersteuning voor mobiele apparaten, bestands- en printerdeling, back-up, centrale gegevensopslag en centraal gegevensbeheer en virtualisatie dankzij de Hyper-V-technologie.
Daardoor kan Oud Beersel nu op een veilige manier werken van om het even welke locatie. E-mails worden snel opgevolgd en informatie kan centraal worden opgeslagen en gedeeld. Als klein maar ambitieus bedrijf is de brouwerij dankzij de vernieuwing klaar voor verdere groei. Het kan zijn klantenbestand uitbouwen en de afnemers wereldwijd een betere service bieden.
Klein familiebedrijf met grote ambities
“Vroeger werkten we met een eigen pc van thuis uit en zonder computernetwerk, centrale gegevensopslag of servers. Om efficiënter, flexibel, professioneler en veiliger te kunnen samenwerken, moesten we absoluut investeren in ICT. Dat is echter niet eenvoudig voor een klein familiebedrijf”, zegt Gert Christiaens, bedrijfsleider van Oud Beersel. “De Ultimate Makeover was dan ook meer dan welkom.”
Gert Christiaens leidt samen met vader het bedrijf. Hijzelf staat vooral in voor het brouwen, het beheer en de administratie, terwijl zijn vader zorgt voor de verkoop. Daarnaast is er ook de VZW ‘De Geuzen van Oud Beersel’. De vrijwilligers organiseren brouwerijbezoeken in Oud Beersel en werken aan de uitbouw van een brouwerijmuseum, een brouwerijwinkel en een brasserie.
Gezien de beperkte omvang van de onderneming, besteedt de brouwerij zo veel mogelijk diensten uit. De traditionele aspecten van het brouwen gebeuren bij Oud Beersel zelf, maar voor de industriële processen werkt de organisatie samen met een andere brouwerij. Er worden capaciteit en arbeiders gehuurd indien nodig, en ook de opslag en de verdeling gaan via externe firma’s. Op die manier wil het familiebedrijf zo efficiënt mogelijk werken met de beschikbare medewerkers en middelen.
E-mails meteen opvolgen
“We hebben ons eerst toegelegd op de productie en de verkoop van onze bieren”, zegt Gert Christiaens. “Ons klantenbestand groeit en daardoor neemt de administratie steeds meer tijd in beslag, zodat we meer automatisering nodig hadden. In de oude brouwerij was er helemaal geen IT-infrastructuur. Als ik hier aan het werk was, kon ik daardoor niet meteen informatie opzoeken of mijn e-mails opvolgen. Ik moest dan telkens naar huis rijden om daar mijn pc op te starten. Om op verplaatsing te kunnen werken, kopieerde ik soms gegevens op een laptop. Daardoor ging heel wat tijd verloren. We deden ook de back-ups zelf op een externe harde schijf, en soms namen we nog een extra kopie op een cd. Ook die manier van werken was heel arbeidsintensief. Nu verlopen de back-ups automatisch, zodat we veel efficiënter en veiliger werken. Dankzij de installatie van een compleet nieuw computernetwerk met een centrale server, snelle software en gloednieuwe hardware, beschikken we over een stevige basis voor de automatisering van onze administratie. Ik kan nu overal en altijd met de bedrijfsgegevens werken. Bovendien beschik ik ook over een pda, die alles synchroniseert zodat ik extra flexibel ben en ik mijn e-mails meteen kan opvolgen. Dat is belangrijk, want hoewel we een klein bedrijf zijn, willen we toch heel dynamisch zijn. We gaan regelmatig op klantenbezoek en naar binnenlandse en buitenlandse beurzen, en dan willen we toch onze bedrijfsinformatie kunnen bereiken.”
Informatie efficiënt delen
Vroeger verliep alle communicatie per e-mail. Administratieve gegevens, facturen, prijslijsten, ondersteuning voor de klanten en marketingmateriaal werden heen en weer gemaild en ook nog apart opgeslagen in lokale mappen. De mailboxen werden daardoor zwaar belast. “Vaak was het moeilijk op te volgen wat de meest recente versie van een document was”, zegt Gert Christiaens. “Nu kunnen we efficiënt informatie delen via SharePoint.”
Voor taken zoals voorraadbeheer en de opvolging van leveringen, werkte Oud Beersel vroeger meestal met spreadsheets in Excel. “Dankzij Dynamics NAV zal alles veel efficiënter, correcter en professioneler gaan”, aldus Gert Christiaens.
Na de inschrijving voor de Ultimate KMO Makeover, werd Oud Beersel als finalist geselecteerd. Daarna won de onderneming de online stemronde. “Microsoft en HP hebben samen met mij de behoeften geanalyseerd en een aantal mogelijke partners voorgesteld. We kozen voor IT1 vanwege hun uitgebreide ervaring en omdat ze ons een oplossing boden op maat van onze brouwerij”, zegt Gert Christiaens.
“We zijn zowel een HP Preferred Gold Partner als Microsoft Gold Certified Partner”, zegt Mario Van de Voorde, bedrijfsleider van IT1. “Zo konden wij ook het nieuwe besturingssysteem Windows 7 als een van de eersten installeren en configureren, en achteraf voor de ondersteuning zorgen.”
Voor de brouwerijwinkel zal Oud Beersel het kassagedeelte van Microsoft Dynamics NAV gebruiken. Het kassasysteem is ook verbonden met de server zodat de informatie wordt gesynchroniseerd en centraal gebackupt. Van HP kreeg Oud Beersel drie laptops, een pda, een werkstation, verschillende printers en multifunctionele toestellen, en een pc met aanraakscherm om productinformatie te tonen aan de klanten van de winkel.
Enorme tijdbesparing
“De overschakeling viel tot nu toe heel goed mee”, zegt Gert Christiaens. “Het project is nog niet helemaal afgerond maar we zien nu al dat we heel wat tijd besparen. We moeten nu blijven evolueren om de brouwerij economisch leefbaar te maken. Het is de bedoeling dat de organisatie ook zonder mij kan functioneren. Door meer gestructureerd en geautomatiseerd te werken, kunnen we ook extra medewerkers aannemen die dat mogelijk maken.”
“Ik kan nu overal en altijd met de bedrijfsgegevens werken en mijn e-mails opvolgen.”
Gert Christiaens, bedrijfsleider Oud Beersel
Voor meer informatie
Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek www.microsoft.be/kmo. Ontdek ook www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over IT1, bel naar +32 (0)52 20 20 60 of bezoek www.IT1.be
Voor meer informatie over brouwerij Oud Beersel surft u naar www.oudbeersel.be
Meer informatie over Ultimate Makeover kijkt u op www.ultimatemakeover.be 