Win een Ultimate Makeover voor uw bedrijf ter waarde van € 200.000!

Voor gebruikers die dagelijks uren vergaderen, lijkt het heel handig om een draadloze notebook pc mee te nemen naar de vergaderruimte of directiekamer om e-mail te lezen, planningen en notities bij te houden. Sommige organisaties hanteren echter een "notebooks verboden" beleid voor vergaderingen, omdat ze vinden dat die de productiviteit hinderen en irritatie wekken. Hoewel notebooks een belangrijke bedrijfstool zijn, is hun rol in de hedendaagse vergadercultuur dus niet duidelijk.

Hier zijn enkele richtlijnen voor presentatoren en toehoorders om vergaderingen productief te maken zonder dat notebooks een storende factor vormen.

1. Wijs een "computerbewaarder" aan
Notebooks zijn onmisbaar voor het maken van notities, het geven van presentaties of het tonen van informatie tijdens een vergadering. Het is echter niet nodig dat iedereen een computer meeneemt voor deze doeleinden – daarom kunt u beter één persoon aanwijzen die computertaken vervult. Hij of zij kan de apparatuur opstellen en beheren, of notities maken die later aan iedereen worden doorgestuurd.

2. Houd vergaderingen kort en doelgericht
Als deelnemers weten dat de vergadering slechts kort duurt – en dat deze alleen over een specifiek onderwerp, een bepaalde planning of beslissing gaat – zullen zij minder behoefte hebben aan hun notebook. Dus zorg dat vergaderingen zo mogelijk niet meer dan een half uur duren en maak een agenda, zodat het doel en het gewenste resultaat duidelijk zijn.

3. Probeer iets anders te gebruiken dan een notebook
Als u echt e-mail moet ontvangen en bekijken en toegang tot het web nodig heeft, is het gemakkelijker en minder storend om daarvoor een handheld pc of Smartphone te gebruiken. Hoewel ze niet alle functionaliteit van een notebook bezitten, zijn Smartphones met internetverbinding handig om snel te controleren op updates of een korte e-mail te versturen zonder collega's te storen.

4. Gebruik uw gezonde verstand en wees beleefd
Als u notities moet maken tijdens een vergadering, kijk dan regelmatig naar de presentator om te laten merken dat u luistert. En zorg dat u de aandacht erbij houdt; het is heel gênant als u geen antwoord kunt geven op een vraag omdat u het te druk had met het lezen van e-mail. Zorg ook dat u alle geluiden waarmee u anderen stoort of afleidt (zoals melding van ontvangen e-mail) dempt of uitzet.

5. Houd rekening met het type vergadering
Als de vergadering veel directe interactie tussen deelnemers vereist, is het duidelijk dat niemand met een toetsenbord in de weer mag zijn. Maar als het een vergadering is waarbij deelnemers direct informatie uit een database moeten ophalen of moeten communiceren met collega's buiten de vergadering, is het gebruik van een notebook volstrekt acceptabel.