BEST wilde zijn medewerkers op een bijzondere manier bereiken voor hun inzet. Dat gebeurde op een originele manier: iedereen kreeg een gratis, legale versie voor thuisgebruik van het softwarepakket waarmee ze dagelijks werken bij BEST. En het mooie was dat BEST aan zijn personeel zowat 120 licenties kon uitdelen van Microsoft Office 2007 Enterprise Edition, het meest complete Office-pakket op de markt, zonder dat het bedrijf daarvoor een gigantisch bedrag moest neertellen. BEST kon namelijk gebruik maken van het Home Use Program for Office licenses, wat standaard voorzien is voor bedrijven die opteren voor Microsoft Software Assurance. "Een vlotte samenwerking en een efficiënte informatiedoorstroming is zeer belangrijk in ons bedrijf", zegt Paul Berghmans, afgevaardigd bestuurder van BEST, een Belgische KMO die wereldwijd marktleider is in industriële sorteermachines.
"Daarom willen we steeds de nieuwste software. We werken samen met innovatieve leveranciers en dan is het belangrijk dat je bijblijft, anders heb je problemen met de compatibiliteit. Elk nieuw Office-pakket biedt nieuwe functies om taken te vergemakkelijken. We kiezen niet voor het nieuwe om het nieuwe, maar gewoon omdat ze onze mensen toelaten om comfortabeler te werken. Steeds de nieuwste versies kopen van alle software hier, zou echter onbetaalbaar zijn. Tenzij je kiest voor Microsoft Software Assurance."
Een zegen
BEST koos vier jaar geleden al voor Software Assurance en wil sindsdien geen andere formule meer. "Onze licenties voor de server, voor Office en Exchange zitten allemaal in één contract en dat is een zegen", zegt Geert Cuppens, informaticaverantwoordelijke bij BEST. "Vroeger werkten we met losse licenties, wat veel ingewikkelder en duurder was. Via Software Assurance kunnen we ook bijscholen bij Microsoft zelf of hen ondersteuning vragen. 
Dankzij de standaard voorziene images kunnen we de installatie eenvoudig stroomlijnen. Het systeem kan bovendien op maat van elk specifiek bedrijf aangepast worden." Alle medewerkers bij BEST kregen een introductie tot de nieuwe Office 2007-software. Doordat BEST elke medewerker een gratis CD gaf met een legale versie van Microsoft Office 2007 Enterprise Edition, kunnen de mensen thuis met dezelfde toepassingen werken als op hun werk. Dit heeft als voordeel dat ze de software veel beter beheersen.
Dat is belangrijk, want als ze het pakket onder de knie hebben, geeft hen dat vertrouwen en zullen ze er ook liever mee werken. "Home Use Program for Office licenses is een zeer betaalbare formule", aldus nog Cuppens. "Mensen die geïnteresseerd waren in gratis legale software, konden zich aanmelden. Je kan kiezen in welke taal je de software wil, en ook Office Enterprise voor Mac behoort tot de mogelijkheden. Uiteindelijk hebben we 120 CD's voor Windows en 7 voor
Mac-gebruikers uitgedeeld. Vanaf twintig stuks betaal je slechts tien euro per exemplaar. Dit is voor de eindgebruiker duidelijk het meest voelbare voordeel van Software Assurance. Wie een laptop van het bedrijf heeft, slaat zijn privé-documenten niet langer daar op, wat ook beter is voor het bedrijf. Er is immers geen reden meer om op de laptop te werken voor privé-zaken, bijvoorbeeld omdat ze thuis
geen Excel zouden hebben. Ze kunnen hun gratis software immers installeren op hun computer thuis."
De ideale situatie
BEST rekent al ongeveer vijf jaar op Aurelium voor de ondersteuning van zijn IT-projecten. "Toen we een jaar of vijf geleden een goede partner zochten voor onze IT, waren er weinig bedrijven die ons voldoende flexibel leken", vertelt Berghmans. "Aurelium was dat wel en is bovendien de
laatste jaren samen met ons meegegroeid. Zij bieden ons oplossingen op onze maat, scholen zich voortdurend bij en zijn altijd op de hoogte van de nieuwste technologieën. Zij zijn hier enkele vaste dagen per maand om ons te helpen. We zijn samen met hen nu ook bezig met de omschakeling
naar Microsoft Office Exchange 2007 en met een virtualisatieproject voor onze serveromgeving. En binnenkort zetten we de stap naar Unified Communications, opnieuw samen met Aurelium."
"We zijn wereldmarktleider op het gebied van sorteer- en inspectiemachines voor voeding, tabak en recyclage. Dat dwingt ons om overal dezelfde taal te spreken. Microsoft biedt het meest verspreide softwarepakket ter wereld. Als je een Excel-bestand naar de andere kant van de wereld stuurt, weet je dat ze het daar zullen kunnen openen. Als je gegevens in een internationale context wil uitwisselen,
heb je geen andere keuze dan te kiezen voor de standaard, die Microsoft is", zo zegt Berghmans nog.
In de lift
Dat de interesse voor Microsoft Software Assurance blijft groeien, bevestigt Koen Slootmaeckers, general manager van Aurelium. "Terwijl het merendeel van onze klanten vroeger die formule niet kende, merken we dat steeds meer klanten er nu voor kiezen. Met Open Value contracten, waarin Software Assurance inbegrepen is, spreid je de aankoop van je softwarelicenties over drie jaar. Je werkt gegarandeerd met de laatste nieuwe versies, de upgrades krijg je cadeau en alle licenties zitten in één contract vervat." "Van de klanten waar we structureel mee samenwerken, kiezen er rond de zestig à zeventig percent voor Software Assurance", vertelt Ines Van Hoof, softwarelicentiespecialist bij Aurelium. "Sommige bedrijven stappen daarop in voor een beperkt aantal licenties, al is het uiteindelijke doel om alle licenties in één contract te brengen. Voor een leverancier is het heel makkelijk om te zeggen: dit is de licentie, koop ze en klaar. Bedrijven hebben vaak compleet verkeerde licenties waarvoor ze veel te veel betalen omdat ze niet weten welke formule voor hen de meest interessante is. Wij bieden onze klanten steeds de juiste licentievormen en kennen onze weg in de jungle van licentiemogelijkheden. Als partner moet je daarin investeren, anders kan je niet het de juiste keuze maken voor de klant. Nog belangrijk voor de klant is dat je het beheer loskoppelt van de projecten. Aangezien de klant de licenties al heeft, hoef hij zich geen zorgen te maken om wel of niet te investeren in bijvoorbeeld Microsoft Exchange. Alles is immers inbegrepen in Software Asssurance. Klanten hoeven niet naar de kosten te kijken, ze kunnen volop van de voordelen genieten."
