In deze driedelige mini-cursus leggen wij uit hoe u in Microsoft Office PowerPoint 2007 vlot een zakelijke presentatie kunt maken. Het accent ligt daarbij op de nieuwe mogelijkheden van PowerPoint 2007.
Het is altijd beter om u in eerste instantie te concentreren op de inhoud van de presentatie. Gebruik uitsluitend standaard dia-indelingen en zet bijvoorbeeld de teksten niet om naar een ander lettertype. Daar hebt u later bij het aanpassen van de presentatie alleen maar last van. Pas als de presentatie inhoudelijk gereed is, kunt u zich gaan richten op het uiterlijk. PowerPoint 2007 beschikt daarvoor over een groot aantal fraaie thema's. Alle onderdelen van uw presentatie krijgen dan automatisch het bijbehorende eenduidige uiterlijk. Om daar gebruik van te maken, hoeft u alleen maar het thema dat u bevalt te selecteren. Dat doet u als volgt:
- Open uw presentatie
- Ga naar het tabblad Ontwerpen
- In de groep Thema's ziet u een aantal miniaturen met een ontwerp. Door op de knop met een streepje en een pijl naar beneden te klikken worden alle beschikbare thema's in een palet getoond. De functie Livevoorbeelden zorgt ervoor dat u elk thema vooraf kunt bekijken door er met de muis overheen te bewegen. Merk op dat niet alleen de achtergrondkleur, maar ook het lettertype en de positie van de tekstelementen afhankelijk is van het thema-ontwerp.
- Selecteer een thema, wij kiezen in dit geval voor het thema Stroom. Het thema wordt op uw presentatie toegepast.
Snelle stijlen
Nadat u een thema op uw presentatie hebt toegepast worden de galerieën met Snelle stijlen aangepast aan het gekozen thema. Wanneer u nu een nieuw diagram of een tekening invoegt, zal PowerPoint dit automatisch in de kleuren van het thema doen. Hierdoor krijgt uw presentatie vanzelf een consistent en professioneel uiterlijk. Stel dat u een tekst wilt accentueren met een kleur, dan doet u dat als volgt:
-
Selecteer tekst na een opsomteken
-
Ga naar het tabblad Start
-
Klik het pijltje naast de knop Tekstkleur. Een palet met kleuren wordt zichtbaar. De kleuren volgen het thema, in dit voorbeeld zijn het vooral de kleuren blauw en turkoois.
-
Kies een kleur en klik buiten het tekstvak
U hebt nu een stuk tekst blauw gemaakt met een themakleur.
Thema aanpassen
Veel bedrijven en organisaties willen dat alle presentaties in een eigen huisstijl worden gegeven. Om dat te bereiken kunt u eventueel een standaard in PowerPoint 2007 aanwezig thema-ontwerp aan de eigen huisstijl aanpassen. Selecteer in dat geval eerst een thema dat het dichtst bij de huisstijl aansluit en handel dan als volgt:
-
Ga naar de tab Beeld
-
Klik op de knop Diamodel. In de linkerkant van het scherm wordt een lijst met aanwezige diamodellen zichtbaar. Ook is het tabblad Diamodel nu actief. U kunt hier achtergrondstijlen selecteren, de themakleuren en -lettertypen bewerken, de positie van tekstvakken wijzigen en dergelijke.
-
Klik nadat alle aanpassingen zin gedaan helemaal rechts in het lint op de knop Sluiten.
Hebt u een thema aan de eigen huisstijl aangepast, verspreid deze dan door uw organisatie en zorg ervoor dat deze door alle medewerkers standaard wordt gebruikt.
SmartArt
Een nieuw onderdeel in Microsoft Office 2007 is SmartArt. SmartArt-diagrammen zijn intelligent omdat u vorm, tekst, uiterlijk en kleuren zelf kunt bepalen. Uiteraard zijn de kleurenschema's afgestemd op het gebruikte thema. Zo maakt u een SmartArt-diagram:
- Selecteer de dia waarin u een diagram wilt invoegen
- Ga naar het tabblad Invoegen
- Klik op de knop SmartArt
- Kies een groep, zoals Proces
- Selecteer een diagram, zoals Eenvoudig punthaakproces, en klik op OK
- Vul op de aangegeven plaatsen uw tekst in
- Ga onder Hulpmiddelen voor SmartArt naar het tabblad Ontwerpen
- In de groep Indelingen kunt u de vorm eventueel nog wijzigen
- In de groep SmartArt-stijlen kunt u een visuele stijl voor het diagram kiezen
- Met de knop Kleuren wijzigen kiest u een ander kleurenschema
- Klik buiten het diagram om het te accepteren.
Diagrammen
Wanneer u een grafiek in PowerPoint 2007 wilt invoegen, dan gebruikt u daarvoor de werkblad- en grafische mogelijkheden van Microsoft Excel 2007. U kunt de grafiekgegevens zelf invoeren of een bestaand werkblad gebruiken. De grafieken in Office 2007 zijn veel fraaier geworden. Dat betekent dus betere en mooiere diagrammen met nog meer impact. Zo maakt u snel een grafiek:
- Selecteer de dia waarop u het diagram wilt invoegen
- Ga naar het tabblad Invoegen
- Klik op de knop Diagram
- Selecteer bijvoorbeeld een staafdiagram en klik op OK. Excel 2007 wordt geopend met een reeks voorbeeldgegevens.
- Typ uw eigen gegevens of plak deze uit een ander werkblad in dit werkblad
- Sluit Excel 2007 om de grafiek in PowerPoint 2007 op te laten nemen
- Gebruik de tabbladen Ontwerpen, Indeling en Opmaak om de grafiek aan te passen aan uw wensen.
Tot slot
Dit was het tweede deel van onze driedelige mini-cursus Zakelijke presentaties maken met Microsoft Office PowerPoint 2007. U hebt in dit deel een basispresentatie met behulp van de ingebouwde thema's een consistent en professioneel uiterlijk gegeven. In deel 3 zullen we onder andere aandacht gaan besteden aan dia-overgangen en het toevoegen van animaties.
