Het Belgisch Hypotheek Centrum (BHC) heeft een periode van heel intense groei achter de rug. “Tussen 2002 en 2006 steeg de omzet jaarlijks met circa 35 procent,” vertelt zaakvoerder Tim Joris. “Intussen werken we met tien personen in vast dienstverband en vijftien freelance medewerkers. Naast onze hoofdvestiging in Zoutleeuw hebben we ook nog zeven bijkantoren. Daar werken doorgaans één à twee medewerkers. De administratie is echter volledig gecentraliseerd bij een zestal secretaresses die hier in het hoofdkwartier werken.”
Die constructie, gekoppeld aan de aanzienlijke administratieve rompslomp die de activiteiten van het bedrijf met zich meebrengen, smeekt om erg efficiënte en makkelijk beheersbare informatica. Het BHC fungeert namelijk als een tussenpersoon voor mensen die op zoek zijn naar een hypothecaire lening, en de financiële instellingen die ze verstrekken. “Zowat alle banken hebben wel een product voor dergelijke klanten, maar wij willen hen een meer creatieve oplossing aanbieden,” legt Joris uit. “Wij gaan voor elke klant op zoek naar wat zowel op financieel als fiscaal vlak de meest optimale formule oplevert.”
Centrale agenda
Het BHC produceert daardoor elke maand circa honderd aktes. Elk dossier is al snel zo’n drie à vier centimeter dik – wat dus een gigantisch archief oplevert. Helemaal lastig wordt het wanneer bijvoorbeeld een agent in een van de zeven bijkantoren een zogenaamde daad wil toevoegen aan het dossier. Dan moet het namelijk eerst naar hem worden opgestuurd, en dan terug naar het hoofdkantoor. Behalve heel wat kosten en ook een zeker risico op verlies of beschadiging, levert deze werkwijze dus heel wat tijdverlies op.
Eind 2006 werd dan ook duidelijk dat er dringend werk moest worden gemaakt van een degelijke digitalisering en automatisering. Volgens EuroSys, de nieuwe IT-partner van BHC, was een combinatie van Microsoft Windows Small Business Server en Microsoft Office SharePoint Server en Microsoft Office 2007 , het meest adequate antwoord op de noden van het BHC.
Dankzij de Microsoft Windows Small Business Server is nu bijvoorbeeld een veel beter agendabeheer mogelijk. “Vroeger werkten we nog met een grote papieren agenda, die gedeeld werd door de zes secretaresses hier in het hoofdkantoor,” vertelt Joris. “Daarin werden alle afspraken bijgehouden, maar door het stijgende aantal agenten was dat echt niet meer werkbaar. Nu hebben zowel de secretaresses als alle agenten op elk moment van de dag toegang toe een centrale agenda op de server. Daarvoor moeten ze niet eens hun computer opstarten, want we rusten sommigen tegenwoordig ook uit met smartphones. Tot slot is het netwerk nu ook beter beveiligd, hebben we veel minder last van spam en is het veel makkelijker geworden om back-ups te maken.”
Dossiers snel opzoeken
Maar de grootste vooruitgang wordt uiteraard geboekt door over te schakelen op SharePoint Server als centraal, digitaal opslagsysteem. “Een van de grote voordelen van SharePoint voor het bewaren en beheren van klantendossiers, is dat je erg gemakkelijk en razendsnel de juiste dossiers kunt terugvinden,” zegt Mark Aerts, Corporate Sales Manager bij Eurosys. “Je kunt ze niet alleen heel overzichtelijk ordenen in verschillende mappen – op naam, op locatie, per agent, per bank, enzovoort – maar dankzij de ingebouwde zoekfunctie kun je het juiste dossier ook door middel van zoekwoorden opsporen. En dat gaat razendsnel.”
Het BHC gebruikt Microsoft Office SharePoint Server bovendien in combinatie met de nieuwste versie van Microsoft Office, en dat levert nog enkele extra voordelen op.
“Microsoft Office Word- en Excel-bestanden kunnen gemakkelijk rechtstreeks worden opgeslagen op de Sharepoint-server,” legt Aerts uit. “Maar interessanter nog vinden de gebruikers de Sharepoint-mappen in Microsoft Office Outlook, die voortdurend worden gesynchroniseerd. Daardoor hebben ze – ook offline – voortdurend de meest actuele versies van hun bestanden binnen handbereik.”
De implementatie van het project verloopt in fasen. Op dit moment is de SharePoint-server alleen toegankelijk van op een van de pc’s in het hoofdkantoor. Daadoor is er nog veel dubbel werk – op papier én op de server – en is het dus moeilijk om te schatten hoeveel tijdwinst het nieuwe systeem zal opleveren. Maar stilaan wordt wel al duidelijk hoeveel men zal kunnen besparen op papier. “De aktes die we opstellen zijn voor een groot deel identiek,” legt Joris uit. “Er zijn heel wat standaardbepalingen die voor elke akte gelden. Als we dat gedeelte alleen al online zouden kunnen zetten en eventueel enkel maar afdrukken wat er specifiek is voor de klant, dan zouden we al heel wat minder papier nodig hebben.”
Het BHC bewaart nu ook de documenten van de financiële instellingen waarmee het samenwerkt op een centrale plaats. “Er zijn zo’n tien à vijftien maatschappijen waarvan we geregeld dezelfde documenten nodig hebben,” vertelt Joris. “Vroeger moesten we die telkens opnieuw downloaden, of opvragen via e-mail, fax of zelfs via de post. Nu worden die allemaal op één plaats bewaard, waar iedereen die ze nodig heeft ze snel terugvindt. Dat geldt ook voor de tarieflijsten van al die instellingen. Door ook die op een centrale server bij te houden en ze geregeld bij te werken, blijft iedereen op de hoogte van de jongste tariefwijzigingen.”
Behalve tijdwinst en besparingen op papier ziet Joris nog een derde voordeel aan het werken met Microsoft Office SharePoint Server. “Het dwingt je tot een uniforme werkwijze. En als iedereen dezelfde werkwijze hanteert, kunnen onze agenten veel makkelijker en dus sneller een dossier van een collega overnemen indien nodig. Ook de tijd die eventuele nieuwe collega’s nodig hebben om vertrouwd te geraken met de werkwijze van het bedrijf, is nu aanzienlijk korter.”
Digitale handtekening
In een volgende fase krijgen ook de agenten van alle bijkantoren toegang tot de SharePoint-mappen. Als dat goed werkt, overweegt Joris en zijn team om de klanten zelf toegang te geven tot een extranet op de Sharepoint-server. “In SharePoint kun je heel precies rechten toewijzen aan verschillende soorten gebruikers,” zegt Joris. “Klanten zouden dus alleen hun eigen dossier kunnen raadplegen, maar uiteraard niets veranderen. Ook de fiscale attesten zouden ze op deze manier kunnen binnenhalen.”
Vanaf 2009 zal er voor elke klant maar een heel klein dossier op papier meer worden bijgehouden. Dat zullen vooral documenten zijn die door een van de betrokken partijen werd ondertekend. Het jaar erop zal zelfs dat niet meer nodig zijn. Tim Joris rekent erop dat de digitale handtekening tegen dan voldoende doorgebroken is, zodat elk dossier voortaan integraal in digitale vorm kan worden bewaard en bewerkt.
