1. Stel in Microsoft Excel de gegevens in voor de samenvoegbewerking.
· Zorg dat de gegevens in een lijst (lijst: een reeks rijen die bij elkaar behorende gegevens bevatten of een reeks rijen waaraan u de functionaliteit van een gegevensblad toekent met de opdracht Lijst maken.) staan, waarbij elke kolom een label heeft in de eerste rij en vergelijkbare feiten bevat. Verder mag de lijst geen lege rijen of kolommen bevatten. De kolomlabels gebruikt u om aan te geven waar gegevens moeten worden gebruikt in de samenvoegbewerking.
· Zorg dat de kolomlabels een duidelijke omschrijving geven van het type gegevens in de kolom. Het selecteren van de juiste gegevens tijdens de samenvoegbewerking wordt hierdoor eenvoudiger. Labels zoals Voornaam, Achternaam, Adres en Plaats zijn bijvoorbeeld geschikter dan Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3 en Kolom 4.
· Zorg dat u een afzonderlijke kolom hebt voor elk element dat u wilt gebruiken in de samenvoegbewerking. Als u bijvoorbeeld standaardbrieven maakt en u de voornaam van elke ontvanger wilt gebruiken in de hoofdtekst van de brief, zorgt u dat u een kolom hebt met alleen voornamen en niet met voor- en achternamen. Als u voor elke ontvanger een aanspreektitel en achternaam wilt gebruiken, zoals Dhr. Smits, kunt u één kolom gebruiken met daarin zowel aanspreektitels als achternamen. U kunt ook één kolom gebruiken voor de aanspreektitels en één voor de achternamen.
· Geef de lijst een naam (naam: een woord of tekenreeks waarmee een cel, bereik, formule of constante waarde wordt aangeduid. Gebruik betekenisvolle namen, zoals Producten, als u verwijst naar doorzichtige bereiken, zoals Omzet!C20:C30.). U weet dan zeker dat u de lijst snel kunt selecteren tijdens de samenvoegbewerking.
1. Selecteer de gehele lijst.
2. Wijs de opdracht Naam in het menu Invoegen aan en klik op Definiëren.
3. Typ een naam voor de lijst.
4. Klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten.
2. Sla de werkmap met de gegevens op en sluit de map vervolgens.
3. Activeer Microsoft Word.
4. Wijs in het menu Extra de opdracht Brieven en verzendlijsten aan en klik vervolgens op Wizard Afdruk samenvoegen.
5. Selecteer in de eerste twee stappen van de wizard het documenttype en maak een begin met het document. Als u adresetiketten wilt maken, klikt u op Etiketten in stap 1 en klikt u in stap 2 op Opties om het formaat en het type etiketten te selecteren.
Raadpleeg de Help van Word voor meer informatie over deze stappen.
6. Klik in de derde stap onder Adressen selecteren op Een bestaande lijst gebruiken en klik vervolgens op Bladeren.
7. Klik in de lijst Zoeken in op de map waarin u de werkmap met de gegevens hebt opgeslagen, klik op de werkmap en klik op Openen.
8. Zoek en selecteer de lijst in het dialoogvenster Tabel selecteren. Zorg dat het selectievakje De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen is ingeschakeld en klik op OK.
9. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op de kolomlabels in de gegevens die overeenkomen met de Word-elementen aan de linkerkant. Deze stap vereenvoudigt het invoegen van de gegevens in de formulierdocumenten. Raadpleeg de Help van Word voor meer informatie over bij elkaar horende velden.
10. Als u alleen bepaalde geadresseerden wilt gebruiken in de samenvoegbewerking, klikt u op Adressenlijst bewerken en selecteert u de gewenste geadresseerden.
11. Gebruik de overige stappen van de wizard voor het opstellen van de documenten, het toevoegen van gegevens van geadresseerden en het controleren, aanpassen, opslaan, afdrukken of e-mailen van de documenten. Raadpleeg de Help van Word voor meer informatie over deze stappen.
Opmerkingen
-
Terwijl de werkmap door Word is geopend om de samenvoegbewerking uit te voeren, kunt u de werkmap niet openen in Excel. Als u de gegevens en de bijbehorende kolomlabels wilt zien, gaat u naar stap 3 of 5 van de wizard en klikt u op Adressenlijst bewerken.
-
U kunt gebruik blijven maken van samenvoegbewerkingen met Excel-gegevens die u hebt gemaakt in eerdere versies van Word. Als u deze samenvoegbewerkingen wilt openen en gebruiken in Word 2002 of hoger, moet u Microsoft Query installeren. Query is niet meer vereist voor het maken van nieuwe samenvoegbewerkingen in Word 2002 of hoger.
Microsoft Office 2007 gratis uitproberen
