BEST heeft op 12 jaar tijd een wereldwijde reputatie opgebouwd op het vlak van sorteermachines, onder meer voor de voedingsindustrie, de recyclagebranche en de tabakssector. Naast de Belgische hoofdvestiging zijn er verschillende buitenlandse locaties zowel in Europa als in de Verenigde Staten en Azië. Er werken samen ongeveer 170 mensen, van wie 120 pc-gebruikers.
Naarmate de onderneming groeide, werd de IT-infrastructuur groter en complexer. Het onderhoud werd daarom uitbesteed aan partner Aurelium. Het proactieve onderhoud van elke server afzonderlijk begon echter te veel tijd te kosten. En wanneer een probleem opdook, duurde het zoeken naar de oorsprong vaak langer dan het oplossen van het probleem zelf.
BEST installeerde daarom Microsoft System Center Essentials, centrale beheersoftware die een visueel overzicht geeft van de complete serveromgeving. Het onderhoud en de installatie van updates en patches kunnen daarmee centraal gebeuren voor alle servers. De tijd voor het proactieve beheer is op die manier gehalveerd. En wanneer toch een probleem opduikt, stuurt het systeem automatisch een alarm zodat het meestal al opgelost is voor de eindgebruiker hinder ondervindt.
Belgian Electronic Sorting Technology (BEST) is een onderneming die werd opgericht in 1996 door vier ingenieurs. Op 12 jaar tijd kende het bedrijf een explosieve groei, met een omzet van 55 miljoen euro in 2007 en 170 werknemers verspreid over verschillende vestigingen wereldwijd. De servers staan centraal in de hoofdvestiging van Heverlee. Voor een maximale efficiëntie en uptime worden ze onderhouden door IT-partner Aurelium met behulp van Microsoft System Center Essentials.
Onderhoud en updates door externe partner
"Oorspronkelijk werkten we heel 'primitief', met aparte pc's en hotmail accounts, maar naarmate we groeiden hadden we al snel behoefte aan een computernetwerk en een server voor het bewaren van gegevens", vertelt Paul Berghmans, directeur van BEST. "Voor de e-mail haalden we een Exchange server in huis. Inmiddels hebben we ongeveer 120 pc-gebruikers en gigantische hoeveelheden bedrijfsgegevens. We stonden oorspronkelijk zelf in voor het IT-onderhoud maar dat was uiteindelijk niet langer haalbaar. Daarom werken we nu al sinds 2003 samen met Aurelium. Op die manier kan onze informatica meegroeien met het bedrijf en kunnen we het onderhoud en de updates volledig uit handen geven. Onze partner is immers op de hoogte van de markt en kent ook onze organisatie goed, zodat ze zelfs proactief nieuwe IT-producten of -diensten kunnen voorstellen die voor ons geschikt zijn." BEST heeft inmiddels ongeveer 20 servers. De mensen van Aurelium komen elke week naar BEST om projecten op te volgen. Bij BEST zelf is er één interne informaticus voor het dagelijks beheer. "Vroeger hadden we heel wat werk met het opvolgen van elke server apart", zegt Bart Van Vugt, Senior Network Engineer bij Aurelium. "Dat proactieve onderhoud begon erg veel tijd te kosten terwijl er doorgaans toch geen problemen waren."
 |
Problemen opgelost voor er hinder ontstaat
besliste daarom om te gaan werken met Microsoft System Center Essentials, dat sinds juni 2008 alle functies van de servers in het oog houdt. "Van zodra het systeem een probleem detecteert, wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar Aurelium en naar onze medewerkers, zodat we snel kunnen ingrijpen", legt Paul Berghmans uit. "Op die manier hebben we vaak de problemen al opgelost nog voor de eindgebruiker er hinder van ondervindt. Vroeger was dat wel anders. Als een gebruiker bijvoorbeeld problemen had met zijn e-mail moest die dat zelf aan ons melden, waarna we op zoek gingen naar de oorzaak. Vaak weet je dan niet waar te beginnen, zodat je veel kostbare tijd verliest. Het vinden van de oorzaak neemt vaak meer tijd in beslag dan het oplossen van het probleem."
"Vroeger waren we elke week een halve dag bezig met de proactieve controle van de servers", aldus Bart Van Vugt. "We moesten telkens op elke server aanloggen. Met System Center Essentials beschikken we over een soort dashboard dat ons een visueel overzicht geeft van alle servers. Daardoor kunnen we het onderhoud op een uurtje afwerken. Ook de installatie van patches en updates gebeurt via System Center Essentials. Zo kunnen we met hetzelfde aantal mensen sneller en beter werken."
Geen downtime
Een goed onderhoud van de IT-infrastructuur is erg belangrijk voor BEST, want downtime is absoluut te vermijden. Alle belangrijke toepassingen, waaronder de boekhouding en het ERP-syteem, draaien centraal op de servers. Als die applicaties stilliggen kan dat een grote financiële impact hebben. En aangezien de onderneming ook vestigingen heeft in de Verenigde Staten waar een groot tijdsverschil is, wordt het netwerk bijna constant gebruikt. "De IT wordt in onze hoofdvestiging in Heverlee beheerd voor al onze locaties wereldwijd. Als hier nu een probleem opduikt buiten de werkuren, blijft dat niet duren tot iemand uit de VS ons contacteert maar krijgen we meteen een alarm van Microsoft System Center Essentials. Zo kunnen we snel ingrijpen. Op het dashboard zien we meteen op welke server het probleem zit. Ook het werk van onze buitenlandse collega's blijft dus nooit lang stilliggen." Ook voor de klanten - veelal grote ondernemingen, waaronder voedingsconcerns en tabaksproducenten - is het gebruik van Microsoft System Center Essentials een verbetering. Zij kunnen immers geen service krijgen wanneer het netwerk stilvalt. "Informatica is de basis van ons bedrijf, dus hoe efficiënter de informatica draait, hoe efficiënter we ook als onderneming functioneren", zegt Paul Berghmans.
Automatische rapportering
Microsoft System Center Essentials genereert ook rapporten over het functioneren van de servers. "Elke week krijgen we automatisch een e-mail met de 'gezondheidstoestand' van de serveromgeving", zegt Bart Van Vugt. BEST koos heel bewust voor software van Microsoft om het serveronderhoud te automatiseren. "We hebben van bij de start van het bedrijf met Microsoft-technologie gewerkt", zegt Paul Berghmans. "En we blijven dat doen, want de integratie van de verschillende pakketten is optimaal."
