Ultimate Makeover - Hoe uw ISABEL-SOFTWARE klaarmaken voor SEPA ?

24/10/2008 13:56:56
Hoe uw ISABEL-SOFTWARE klaarmaken voor SEPA ?

General
Author: Isabel
Gemiddelde beoordeling: Nog geen beoordeling

1. BELANGRIJKSTE DOELSTELLING VAN SEPA

De belangrijkste doelstelling van SEPA - de uniforme Europese betaalruimte - is het gestandaardiseerd uitvoeren van financiële transacties zoals overschrijvingen, rapporteringen en domiciliëringen - door zoveel mogelijk gebruik te maken van elektronische gegevensstromen. De doelstellingen zullen bereikt worden door:

􀂃 het invoeren van IBAN-rekeningnummers en een bankidentificator, de BIC-code;

􀂃 het aanpassen van het formaat van de bestanden die klanten en banken uitwisselen;

􀂃 het toevoegen van gegevensstromen die de uitvoering van de transacties bevestigen;

􀂃 bepaalde regels te wijzigen.

Surf voor meer informatie over SEPA naar de website www.sepabelgium.be.

2. DE SEPA-KALENDER

De invoering van SEPA is complex door het grote aantal betrokken partijen en spelers, alsook hun onderlinge relaties. SEPA raakt alle bedrijven, maar ook hun klanten en leveranciers, banken, het boekhoudpakket, het facturatiepakket en Isabel. Opdat iedereen op zijn ritme naar SEPA zou kunnen migreren, wordt de overgangsperiode gespreid over drie jaar. Tijdens die drie jaar zal het gebruik van de SEPA-standaarden systematisch uitgebreid worden, tot de Belgische standaarden volledig verdwenen zijn. Het is een beetje zoals voor de overgang naar de euro, dat gebeurde ook niet in één keer. De Belgische frank en de euro hebben lange tijd naast elkaar bestaan.

Overhaasten is niet nodig, maar het is wel verstandig om u voor te bereiden en de evoluties systematisch te volgen. Volg aandachtig onze tips en uw migratie naar SEPA zal probleemloos verlopen.

2.1 WIE, WANNEER, WAT?

De eersten die met SEPA te maken kregen, waren de banken en dienstverleners zoals Isabel en de uitgevers van softwarepakketten (facturatie, boekhouding, ERP). Zij passen hun pakketten en diensten aan in functie van de deadlines.

Vervolgens zullen waarschijnlijk multinationals met activiteiten over heel Europa overschakelen op SEPA. Zij zullen hun interne software aanpassen en overschakelen naar het SEPA XML-formaat.

Ten slotte volgt de meerderheid van de Belgische bedrijven, tijdens de overgangsperiode die zich uitstrekt tot in 2010.

De drie eerste SEPA-deadlines betreffen een aanpassing:

􀂃 van de formaten van de rekeningnummers;

􀂃 van de overschrijvingsformaten;

􀂃 van de rapporteringsformaten (rekeningafschriften).

Eind 2009 volgt een aanpassing voor de stroom van domiciliëringen (in functie van de laatste, nog te bepalen, specificaties door de Nationale Bank van België).

Vanaf 28 januari 2008 moet elke bank SEPA-betalingen aanvaarden van elke klant die hier om vraagt. Uw bank moet u dus ten minste een oplossing voorstellen waarmee u SEPA-overschrijvingen kunt versturen en ook uw rekeningafschriften in SEPA XML-formaat kunt ontvangen. De andere kanalen zullen tussen nu en 31 december 2010 geleidelijk aangepast worden. Hiermee kan iedereen zich voorbereiden op SEPA en vertrouwd worden met de nieuwe formaten.

2.2 SAMENVATTING

􀂃 U hebt het recht om vanaf 28 januari 2008 over te stappen op SEPA-overschrijvingen.

􀂃 Ten laatste op 31 december 2010 moet u volledig SEPA compliant zijn.

􀂃 Tussen 28 januari 2008 en 31 december 2010 zult u naargelang de keuze van uw handelspartners (klanten, leveranciers, banken, …) al te maken krijgen met SEPA.

3. ISABEL EN SEPA

Isabel levert de nodige inspanningen opdat haar klanten kunnen beschikken over SEPA-compatibele oplossingen van zodra de normen van toepassing zijn, dit wil zeggen vanaf 2008 voor overschrijvingen en tussen nu en 2009 voor domiciliëringen (in functie van de laatste, nog te bepalen, specificaties door de Nationale Bank van België).

Als dienstverlener in bancaire telematica en elektronische facturatie volgt Isabel de aanbevelingen in het kader van SEPA op de voet. Isabel is immers de bevoorrechte partner van 25 Belgische en internationale banken, maar ook van ongeveer 110.000 professionele gebruikers. Bovendien communiceren talrijke softwarepakketten (facturatie, boekhouding, ERP) naadloos met de Isabel-modules, en zorgen ze voor tijdwinst via een automatisering van de gegevensuitwisseling tussen deze software en Isabel.

Isabel heeft bijgevolg SEPA aangegrepen om nieuwe, krachtige diensten aan te bieden, om de kwaliteit van de bestaande diensten nog te verbeteren, en tegelijkertijd haar klanten te begeleiden op de weg naar de Europese uniformisering.

Concreet gaat Isabel als volgt te werk:

􀂃 Isabel Business Suite 5.0 zal niet meer aangepast worden aan de SEPA-vereisten.

􀂃 Isabel 6 is de SEPA-oplossing van Isabel. Deze versie is sinds 28 januari in pilootfase beschikbaar bij uw bank. Surf naar www.isabel.eu/isabel6 voor meer informatie over Isabel 6 en om u kandidaat te stellen om Isabel 6-pilootklant te worden.

􀂃 Isabel zal haar klanten een conversietool aanbieden om alle rekeningnummers in BBAN-formaat (met een 3-7-2 structuur, bijvoorbeeld 123-4567891-01) om te zetten in IBAN-formaat (16 karakters in België, bijvoorbeeld BE 68 1234 -5678 9101). Deze tool zal binnenkort beschikbaar zijn.

􀂃 De nieuwe SEPA-domiciliëring, de zogenaamde “SEPA Direct Debit”, zal tegen 2009 door Isabel 6 ondersteund worden.

4. HOE UW ISABEL-OMGEVING AANPASSEN AAN SEPA?

4.1 U GEBRUIKT ISABEL VOLLEDIG MANUEEL

􀂃 U geeft de betalingen handmatig in in Isabel Business Suite 5.0

􀂃 U raadpleegt de rekeningafschriften in Isabel of op papier

􀂃 U wisselt geen bankbestanden uit met andere toepassingen, bijvoorbeeld een boekhoudpakket

􀂃 U verwerkt geen betalingsbestanden in het CIRI- of BVB-formaat

􀂃 U verwerkt geen rapporteringsbestanden in het CODA-formaat

4.1.1 Indien u Isabel Business Suite 5.0 gebruikt

De binnenlandse betaling

U blijft uw binnenlandse betalingen manueel ingeven, er zijn geen wijzigingen. U blijft de oude BBAN-nummers gebruiken (voorbeeld: 123-4567891-23). De IBAN/BIC-formaten worden niet ondersteund bij het ingeven van een binnenlandse betaling.

Indien u enkel over het IBAN-nummer van een Belgische begunstigde beschikt, kunt u het zelf omzetten in het BBAN-formaat. Hiervoor laat u BE en de twee eerste cijfers weg. Geef vervolgens de betaling in en sla de begunstigde op.

U kunt ook overschakelen op Isabel 6.

De internationale betaling

U blijft uw buitenlandse betalingen manueel ingeven, er zijn geen wijzigingen.

De rapportering

Uw rekeningafschriften in Isabel blijven ongewijzigd. Naarmate uw banken overschakelen op SEPA zult u merken dat de opdrachtgevende rekeningen in het IBAN-formaat verschijnen.

4.1.2 Upgrade naar Isabel 6 en SEPA

Sinds 28 januari 2008 is Isabel 6 in pilootfase beschikbaar (zie www.isabel.eu/isabel6 voor meer info). Voor de banken die klaar zijn om SEPA-overschrijvingen te ontvangen, zullen uw bestaande opdrachtgevende rekeningen automatisch omgezet worden in het IBAN/BIC-formaat.

De Europese overschrijving

Voor het ingeven van een Europese overschrijving in Isabel 6 zult u voor de begunstigde een IBAN/BIC-rekeningnummer moeten gebruiken. Dankzij een speciale tool zult u alle begunstigden die werden opgeslagen in uw Isabel Business Suite 5.0 kunnen kopiëren in Isabel 6. Met een omzettingsmodule zult u vervolgens de rekeningnummers van de begunstigden in BBAN-formaat ineens kunnen omzetten in IBAN/BIC-rekeningnummers. Enkel nieuwe begunstigden moeten handmatig ingegeven worden.

Van zodra uw banken deze omgezet zal hebben, vindt u op uw afschriften uw rekeningnummers in het IBAN/BIC-formaat.

4.2 U GEBRUIKT ISABEL IN COMBINATIE MET ANDERE GEÏNTEGREERDE TOEPASSINGEN

􀂃 U wisselt bankbestanden uit met andere toepassingen, bijvoorbeeld een boekhoudpakket

􀂃 U verwerkt betalingsbestanden in het CIRI- of BVB-formaat

􀂃 U verwerkt rapporteringsbestanden in het CODA-formaat

Let op, volg zorgvuldig de hiernavolgende aanwijzingen. Bij niet-naleving ervan kan de integratie tussen Isabel en uw boekhoudpakket geschaad worden.

4.2.1 Indien u Isabel Business Suite 5.0 gebruikt:

De rapportering

Sinds 23 maart 2007 zijn de CODA-rapporterings-bestanden – met de rekeningafschriften voor uw boekhoudsoftware – eveneens beschikbaar in het CODA 2.1-formaat. Dit was een eerste stap voor de migratie naar de nieuwe SEPA XML-rapporteringsformaten. Vanaf 2 januari 2008 is uw bank niet meer verplicht om het oude CODA-formaat (versie CODA 1) ter beschikking te stellen. Tot nader bericht zal Isabel Business Suite 5.0 echter de beide formaten – al naargelang wat de bank zal versturen - aanvaarden en verder verwerken. We bevelen u aan om zo snel mogelijk over te stappen op CODA 2.1.

Ga daarom na of uw boekhoudsoftware geüpdatet werd om het nieuwe CODA 2.1-formaat te verwerken. Surf naar www.isabel.eu – Isabel Software Partners of neem rechtstreeks contact op met uw software-uitgever om na te gaan wanneer deze zijn oplossingen zal aanpassen. Bedrijven met intern ontwikkelde software kunnen op de sites www.sepabelgium.be en www.febelfin.be terecht voor meer informatie over het doorvoeren van de nodige aanpassingen.

De binnenlandse betaling

Voor het importeren van betalingen in Isabel Business Suite 5.0 kunt u de betalingsbestanden van het BVB-type

(ook FBF of CIRI genoemd) blijven gebruiken. Voor het verwerken van betalingsbestanden die voldoen aan de SEPA-normen zult u echter moeten overschakelen op Isabel 6.

Wij raden u aan om zo snel mogelijk de overstap naar Isabel 6 te maken. Hierdoor vermijdt u werkoverlast aan het einde van de migratieperiode, zowel in uw bedrijf, bij uw leverancier van boekhoudsoftware, bij Isabel als bij de banken.

Ga bij de uitgever van uw boekhoudsoftware na of de upgrade voor SEPA voor uw pakket vóór 31 december 2010 wordt uitgevoerd. Let op: schakel eerst over naar Isabel 6 en voer pas dan de upgrade van uw boekhoudsoftware uit.

Surf naar www.isabel.eu – Isabel Software Partners of neem rechtstreeks contact op met uw software-uitgever om na te gaan wanneer deze zijn oplossingen zal aanpassen. Bedrijven met intern ontwikkelde software kunnen op de sites www.sepabelgium.be en www.febelfin.be terecht voor meer informatie om de nodige aanpassingen door te voeren.

Zolang u met het oude BVB-formaat werkt, kunt u Isabel Business Suite 5.0 blijven gebruiken, maar u kunt ook kiezen om te migreren naar Isabel 6, omdat deze nieuwe versie het BVB-formaat tot eind 2010 zal ondersteunen.

Indien uw boekhoudsoftware de oude formaten van het BVB-type niet meer kan genereren, zult u de betalingen niet meer kunnen importeren in Isabel Business Suite 5.0. U moet bijgevolg eerst migreren naar Isabel 6, pas daarna kun u uw ERP- of boekhoudsoftware upgraden.

4.2.2 Upgrade naar Isabel 6 en SEPA

Sinds 28 januari 2008 is Isabel 6 in pilootfase beschikbaar. Zie www.isabel.eu/isabel6 voor meer info.

De rapportering

Tot nader bericht zal Isabel 6 de rapporteringsbestanden in het CODA 1- en CODA 2.1-formaat - al naargelang wat de bank zal versturen - aanvaarden en verder verwerken.

Ga daarom na of uw eigen boekhoudsoftware geüpdatet werd om het nieuwe CODA 2.1-formaat te verwerken. Surf naar www.isabel.eu – Isabel Software Partners of neem rechtstreeks contact op met uw software-uitgever om na te gaan wanneer deze zijn oplossingen zal aanpassen. Bedrijven met intern ontwikkelde software kunnen op de sites www.sepabelgium.be en www.febelfin.be terecht voor meer informatie om de nodige aanpassingen door te voeren.

Op termijn zal het CODA 2.1-formaat vervangen worden door het XML-formaat. Deze laatste standaard werd al vastgelegd door de Europese bancaire instanties, maar werd nog niet geïmplementeerd door de banken. Dat zal pas gebeuren vanaf 1 januari 2010. Tegen dan zal ook Isabel haar systemen aanpassen om de rapporteringsbestanden in het XML-formaat in Isabel 6 te kunnen verwerken. Het is dus niet mogelijk om nu meteen op dat formaat over te stappen.

De betaling

In Isabel 6 hebt u tot eind 2010 de keuze: u kunt zowel bestanden in het oude BVB-formaat importeren, maar ook bestanden met het nieuwe formaat voor betalingsbestanden (XML).

Let op: niet alle Isabel-banken zullen meteen vanaf 28 januari 2008 het SEPA XML-formaat aanvaarden. Voor deze banken moet u zolang uw bank het eist het oude formaat gebruiken. Surf naar www.isabel.eu - Partners - Banken of contacteer rechtstreeks uw bank om te weten wanneer deze haar systemen zal upgraden. Raadpleeg ook regelmatig de sites www.sepabelgium.be en www.febelfin.be om op de hoogte te blijven van het SEPA-project.

4. 3 BESLUIT

Hierna vindt u de volgorde voor een optimale integratie en de bijbehorende deadlines. Volgorde	Timing	Actie
1	Van zodra u gebruik wil maken van SEPA, moet u overstappen naar CODA 2.1.	Upgrade van uw boekhoudpakket om rapporteringsbestanden in het CODA 2.1-formaat te ondersteunen
2	Vanaf 28 januari 2008	Migratie naar Isabel 6
3	Vóór 31 december 2010	Upgrade van uw boekhoudpakket om betalingsbestanden in het SEPA-XML-formaat te ondersteunen