Om de introductie van een workflow op basis van een digitaal dicteersysteem mogelijk te maken, had het advocatenkantoor van meester Gondat in Lessen dringend nood aan een nieuwe informatica-infrastructuur. Het wendde zich daarvoor tot informaticadienstenleverancier Help Office, een Microsoft Small Business Specialist die erg vertrouwd is met de juridische sector. Help Office raadde het kantoor aan om de oude server van de hand te doen en te vervangen door een machine met daarop de Small Business Server van Microsoft. In combinatie met de nieuwe hardware versnelt die software gevoelig het netwerk. Bovenal hebben meester Gondat en zijn medewerkers voortaan van op afstand toegang tot hun computer op kantoor. Zo kunnen ze lopende dossiers thuis afwerken. Met het digitale dicteersysteem en de verbeterde workflow worden de brieven en pleidooien sneller getypt en aan de cliënt of confrater bezorgd. Zo is er heel wat minder telefoonverkeer op kantoor, wat de werkdruk en werkrust ten goede komt. Met de nieuwe infrastructuur maakt meester Gondat een investering voor de toekomst die model kan staan voor andere kantoren.
In de juridische wereld is papier nog steeds de norm en hebben elektronische documenten weinig of geen rechtsgeldigheid. Toch wint automatisering en elektronische documentuitwisseling ook hier terrein. In het kantoor van meester Gondat liet zich de nood aan een elektronisch dicteersysteem gevoelen. Advocaten dicteren immers al hun brieven en pleidooien. Secretaresses zorgen ervoor dat de documenten getypt worden. Voorheen werkte het kantoor met cassettes, waardoor men niet snel van dictee naar dictee kon. Men kon ook geen prioriteit geven aan de dictees en er was steeds kans op beschadiging van de cassettes. Men keek daarom uit naar een digitaal dicteersysteem. Tegelijk wilde men ook de informatica-infra¬struc¬tuur vernieuwen om thuiswerk en online monitoring mogelijk te maken.
In zijn zoektocht naar een digitaal dicteersysteem kwam meester Gondat bij Microsoft Small Business Specialist Help Office terecht. "Help Office is gespecialiseerd in IT-diensten voor de juridische sector en advocatenkantoren in het bijzonder. Ze konden meteen onze behoeften in kaart brengen en gaven heel wat aanwijzingen voor verdere professionalisering van het kantoor. Ik besliste dan ook gauw om met Help Office in zee te gaan om onze informatica-infrastructuur nieuw leven in te blazen", getuigt meester Marc Gondat.
Installatie Microsoft Small Business Server
De oude server van het kantoor draaide op verouderde technologie en was duidelijk aan vervanging toe. Christian Calomme, IT-consultant van Help Office: "De infrastructuur kon de lading niet langer dekken. Elektronisch dicteren en documenten scannen impliceert een verhoogde gegevensuitwisseling. Daarvoor was het netwerk te traag en was ook de server niet krachtig genoeg. We installeerden daarom nieuwe gigabit-netwerkhardware en migreerden alle gegevens naar Microsoft Small Business Server. Voortaan kunnen de advocaten thuis werken en verbinding maken met het bedrijfsnetwerk. Dat kon vroeger ook wel, maar er was slechts één verbinding mogelijk. Van zodra een kabinetsmedewerker van buitenaf verbinding maakte met het kantoor, kon niemand anders van op afstand op het netwerk. Nu kan iedereen dat en bovendien drie keer zo snel. Daarnaast kunnen de advocaten ook overal hun e-mail checken via de webmailfunctie van de nieuwe e-mailserver." Thuiswerk is een van de voornaamste troeven van de nieuwe infrastructuur volgens meester Gondat: "Vroeger ging ik rond zeven uur naar huis om met mijn familie te kunnen eten, maar moest daarna steeds weer naar kantoor om dossiers af te ronden. Tegen middernacht kon ik dan weer naar huis. In het midden van de winter is dat niet erg aangenaam. Nu schuif ik mee aan tafel en kan nadien gewoon thuis voort werken. Ik neem thuis de besturing van mijn pc op kantoor over. Het is een gigantisch gebruikerscomfort dat ook mijn familie sterk toejuicht. Zo kan ik dossiers afronden door thuis te dicteren en de bestanden door te mailen naar de secretaresses."
Online back-ups
Wanneer de typopdracht niet zo dringend is, plaatst meester Gondat het dicteertoestel de volgende ochtend in zijn basisstation op kantoor. Vervolgens plaatst de software het elektronische geluidsbestand automatisch in de takenlijst van de secretaresse. Daartoe werd de software geïntegreerd met Small Business Server. Op die manier verzekert het advocatenkantoor zich er ook van dat de geluidsbestanden nooit verloren gaan. Help Office zorgde immers voor een online duplicering van de Small Business Server op Blue Backup; een online back-updienst.
 |
We legden een nieuw gigabit-netwerk aan en migreerden alle gegevens naar Microsoft Small Business Server. Voortaan kunnen de advocaten ook thuis werken. |
 |
|
Christian Calomme
IT Consultant, Help Office
 | | |
Ook Jurisoft werd met Small Business Server geïntegreerd. Die software stelt een advocatenkantoor in staat om gemakkelijk zijn dossiers te beheren en bevat ook een zoekfunctie. Help Office zette een grote scanner-printer met optische herkenning op het netwerk. Op die manier worden alle belangrijke documenten van een dossier elektronisch gearchiveerd. In de toekomst wil het advocatenkantoor naast het dossier in Jurisoft ook een eigen database aanmaken met Microsoft SQL Server en integreren met Small Business Server. Men overweegt om de documenten met SharePoint services van Small Business Server te beheren, zodat men online semantische zoekopdrachten kan uitvoeren naar nuttige informatie uit vorige dossiers die kan helpen bij de lopende zaken.
De secretaresses beschikken dankzij de nieuwe Exchange Server tevens over een eigen e-mailadres. Daarnaast kunnen ze ook vanaf hun eigen pc elektronisch faxen sturen. Ontvangen van faxen gebeurt evenwel nog op papier. Meester Gondat: "We moeten sowieso alle documenten, faxen incluis, in papieren versie mee naar de rechtbank nemen. We zouden maar wat graag van op afstand willen pleiten of minstens een laptop kunnen meebrengen naar de rechtbank met onze elektronische bewijsvoering, maar dat is voorlopig toekomstmuziek. Dankzij Help Office en Microsoft kwam die toekomst evenwel al heel wat dichter."
Sneller werken op een beveiligd netwerk zorgt voor meer dossiers
Dankzij de firewallsoftware van Small Business Server is het kantoornetwerk optimaal beveiligd. Bovendien controleert Windows Server Update Services (WSUS) automatisch of de bedrijfsserver en de netwerkcomputers de laatste software-update hebben uitgevoerd. "Dankzij het nieuwe netwerk en de nieuwe bedrijfsserver verloopt het werk op ons kantoor veel sneller. Het digitale dicteersysteem heeft de typopdrachten enorm versneld. De documenten zijn sneller klaar en de cliënten moeten er dus minder gauw om vragen. Als logisch gevolg daarvan hebben we veel minder telefonische oproepen. Dat is voor ons een werkelijke luxe en zorgt voor een verbeterde werkdruk", aldus meester Gondat. "Anderzijds nemen we meer dossiers aan, want dankzij onze nieuwe infrastructuur gaat alles sneller. Het investeringsrendement is dus zowel financieel als kwalitatief. Het laatste hebben we al bereikt: een veiliger en sneller netwerk, waarmee ik van op afstand verbinding kan maken. Ook het investeringsrendement zullen we erg snel bereiken: vroeger kostten de IT-interventies ons handenvol geld en heel wat ergernis. Nu controleert Help Office elke dag van op afstand de status van ons netwerk. Interventies blijven miniem want de Small Business Server is enorm stabiel. Help Office is een uitstekende partner gebleken die perfect op de noden van een advocatenkantoor kan inspelen", besluit een tevreden advocaat.
Meer weten?
Andere artikels en getuigenissen over beveiliging van uw bedrijfsnetwerk
Microsoft Small Business Server
