Print-It! kende de laatste twee jaren een sterke groei en kon zijn omzet meer dan verdubbelen. De computerinfrastructuur was niet meer volledige betrouwbaar, waardoor ook de online dienstverlening – een van de troeven van Print-It! – in het gedrang kwam. Print-It! besloot het informaticabeheer uit te besteden aan Aurelium. Die raadde het printbedrijf aan om Microsoft Small Business Server 2003 te installeren.
Sinds de installatie is de bedrijfszekerheid van de computerinfrastructuur sterk verhoogd. Collega’s kunnen zich voortaan van thuis aanmelden op het computernetwerk zodat orders sneller verwerkt worden en de omzet nog verder stijgt. Het beheer van en de toegang tot bestandsmappen is veel beter georganiseerd, onder meer door de vele beveiligingsfuncties en doordat men gebruikersprofielen kan aanmaken. Ook de interne communicatie verloopt vandaag vlotter en gerichter, aangezien meer mensen binnen het bedrijf nu een e-mailadres hebben. Print-It! heeft een eigen Exchange e-mailserver, die standaard ingebouwd is in Microsoft Small Business Server 2003. Hierdoor kunnen collega’s ook buiten het bedrijf agenda’s delen en afspraken maken. Het systeem stuurt ook automatisch e-mails en agendawijzigingen door naar de smart phones. Met SharePoint Services zal Aurelium een extranet en intranet installeren en documentbeheer mogelijk maken.
In november 2007 liet Print-it! een Microsoft Small Business Server 2003 installeren door Aurelium. Sindsdien kan het bedrijf beter inspelen op superdringende bestellingen, hebben medewerkers van om het even waar toegang tot alle bedrijfsinformatie en heeft Print-It! een stabiele computerinfrastructuur.
Printbedrijf Print-It! biedt een complete dienstverlening aan zijn klanten. Naast het uitvoeren van printopdrachten levert het ook een elektronisch archief, zodat bestaande zaken sneller opnieuw geprint kunnen worden. Als een van weinigen in de sector biedt Print-It! zijn klanten de kans om het hele productieproces, van de bestelling tot en met levering van het printwerk, online op te volgen. Dat gebeurt via DocuTraffic, een eigen toepassing die Print-It! enkele jaren geleden samen met een Nederlands bedrijf ontwikkelde. Faxen, mailen, laat staan telefoneren, komt er niet meer aan te pas. Sindsdien kan één iemand zich bezighouden met de bestellingen en boekhouding, in plaats van drie tot vier personen. Een en ander vereist natuurlijk een solide computerinfrastructuur.
Steile groei
“Ons bedrijf is sterk en snel gegroeid”, vertelt Marnix Breekweg, bestuurder van Print-It!. “We zijn in 1999 begonnen met zeven medewerkers en werken vandaag met twintig personen in drie ploegen, de klok rond. De laatste twee jaar is onze omzet meer dan verdubbeld. Informatici bij ons in dienst installeerden gaandeweg computerinfrastructuur in een zogenaamde werkgroep. Alles werkte, maar we moesten ons af en toe redden met lapmiddelen. Het gebeurde dat de servers uitvielen, waardoor ook de online dienstverlening het liet afweten. Ook hadden we wekelijks slechts één back-up, wat te weinig is natuurlijk. Gegevens van een week die verloren gaan, zou een ramp betekenen maar dat is gelukkig nooit gebeurd.”
Omdat er iets moest veranderen aan de computerinfrastructuur en de manier om ermee om te gaan, liet Print-It! een doorlichting uitvoeren. Daaruit kwam naar voren dat Print-It! het informaticabeheer beter zou uitbesteden. “Hoe goed onze informaticus zijn werk ook deed, door onze informatica uit te besteden kregen we plots meer kennis en ervaring in huis”, zegt Maurits Breekweg, bestuurder van Print-It!. “We hebben een aantal mogelijke leveranciers gezien en geen enkele kwam zo professioneel over als Aurelium. Toen zij zich kwamen voorstellen, klikte het meteen. Eerst maakten ze een blauwdruk van onze infrastructuur. Aan de hand daarvan legden zij ons in gewone mensentaal uit wat de beste oplossing was voor onze situatie. Dat is zo fijn aan de samenwerking met hen: voor elke stap die ze ondernemen, leggen ze vooraf de bedoeling ervan duidelijk uit. Hun no-nonsense aanpak bevalt ons wel.”
Wegens de sterke groei van Print-It!, raadde Aurelium Microsoft Small Business Server (SBS) 2003 aan. Microsoft SBS 2003 biedt immers nagenoeg alle basissoftware die een KMO nodig heeft om efficiënt te werken in één betaalbaar pakket. Aangezien hun eigen informaticus voorheen ook al had gesuggereerd om met Microsoft SBS 2003 te werken, vond Print-It! dit een uitstekend idee.
Veilige, betrouwbare en stabiele omgeving
“Microsoft SBS 2003 is zeer stabiel en sinds de installatie ondervonden we nog geen problemen”, aldus Marnix Breekweg. “Het spreekt voor zich dat de gebruikszekerheid ook voor onze klanten een groot voordeel betekent. Zij kunnen de klok rond bestellen en een van onze troeven is dat wij zeer snel kunnen leveren. Bestellingen die ’s avonds om 19.00u binnenkomen, moeten soms al de volgende dag om 
15.00u vertrekken. Daarom hebben we er sinds twee jaar een nachtploeg bij, die dringende zaken ’s nachts kan afwerken. Collega’s kunnen zich dankzij Microsoft SBS 2003 nu van thuis aanmelden op het computernetwerk en e-mailen. Zo kan Wendy Boets, onze plantmanager die de bestellingen opvolgt, ’s avonds thuis nog kijken of er dringende bestellingen zijn binnengekomen en die eventueel nog in de planning opnemen. Vroeger kwam zij hier ’s morgens met stress toe, omdat ze niet wist of er veel dringende opdrachten waren bijgekomen. Nu kunnen we orders sneller verwerken, waardoor de omzet vanzelf stijgt. Het project is een investering maar tegelijk een forse bezuiniging.”
Het beheer van en de toegang tot bestandsmappen is veel beter georganiseerd sinds Aurelium Microsoft SBS 2003 installeerde. Via het netwerk kon vroeger iedereen aan alle gegevens op de server. Dat is niet langer het geval, door de vele beveiligingsfuncties en doordat men gebruikersprofielen kan aanmaken. Print-It! definieert vooraf welke gebruiker toegang heeft tot welke informatie. Het is immers niet de bedoeling dat iedereen zomaar alle contracten kan inkijken, om slechts één voorbeeld te geven. Klanten melden zich nu op DocuTraffic aan via een wachtwoord, wat veiliger werken garandeert.
Maurits Breekweg: “Vroeger hadden we weliswaar een firewall om ongewenste zaken buiten te houden, maar was er geen procedure met wachtwoorden. Met Microsoft SBS 2003 is de beveiliging van onze informatica-infrastructuur sterk verhoogd. Aurelium installeerde ook een dagelijks back-upsysteem via tape, dat we binnenkort verfijnen. Aangezien een dagelijkse back-up van de volledige database niet nodig is, moeten we nog in kaart brengen wat de vaste gegevens zijn. Van variabele informatie zullen we dagelijks een back-up maken, van vaste gegevens tweewekelijks. Informatie die al drie jaar niet meer gebruikt wordt, staat in een aparte archiefmap. Met DocuTraffic zijn we al vrij uniek in België. Nu Microsoft SBS 2003 er is bijgekomen, hebben we een solide basis waarop we verder kunnen bouwen en groeien. Onze concurrentiepositie is dus nog verstevigd.”
Supersnel bestellen
Naast DocuTraffic en enkele andere toepassingen, draait ook een online besteltoepassing op Microsoft SBS 2003. Marnix Breekweg: “Als een Portugese dealer van Komatsu een aantal handleidingen of brochures wil bestellen, gaat hij naar de website van Komatsu, waar hij het nodige bestelt. Die aanvragen komen ongemerkt rechtstreeks bij ons terecht en wij kunnen de handleidingen meteen printen vanaf oplage één. Marketingmateriaal kunnen ze bestellen vanaf 25 stuks en vanuit de database wordt het logo van de dealer in kwestie mee uitgeprint op de folders. Wij printen de handleidingen ’s nachts en leveren al de volgende dag gepersonaliseerd printwerk aan de dealer in Portugal. Die denkt dat hij rechtstreeks bij Komatsu bestelt, hoewel Komatsu zelf nergens voor hoeft te zorgen. Eigenlijk zien we onszelf meer als een logistiek bedrijf dan als een printer.”
“Door informatica volop in te schakelen in ons proces, willen we bijdragen aan een beter milieu”, vervolgt Maurits Breekweg. “Dankzij DocuTraffic vermijden we bestellingen via papier. Maar we doen meer voor het milieu: we gebruiken geen inkten, solventen en milieubelastende materialen in ons procedé en recycleren alle afvalproducten. Ons papier komt van speciaal aangelegde plantages en is gemaakt met een eucalyptusvezel uit Portugal.”
Virtuele ad valvas
Ook de interne communicatie verloopt vandaag vlotter en gerichter, aangezien meer mensen binnen het bedrijf nu een e-mailadres hebben. Print-It! heeft nu eigen Exchange e-mailserver, waardoor collega’s ook buiten het bedrijf agenda’s kunnen delen en afspraken kunnen maken. “Nu Microsoft SBS 2003 volop draait, bekijken we nog hoe we er het maximum uit kunnen halen voor Print-It!”, zegt Nico Sleypen, sales developer bij Aurelium. “SharePoint Services zit standaard bij Microsoft SBS 2003. Daarmee gaan we voor Print-It! een extranet installeren. Daar kunnen zij online opvolgen hoever onze helpdesk staat met het oplossen van mogelijke problemen. Zo krijgen wij niet van vijf mensen uit een bedrijf dezelfde probleemmelding. Die SharePoint site dient ook als intranet dat Print-It! kan gebruiken om bijvoorbeeld evenementen aan te kondigen of documenten intern te verspreiden. Kortom, het is een virtuele ad valvas. Via SharePoint Services vereenvoudigen we niet alleen het beheer van documenten, maar ook het delen en het terugvinden ervan.”
“Het is een goede zet geweest om met Aurelium samen te werken”, vult Maurits Breekweg aan. “We hebben een heel vlotte installatie achter de rug en een aanvullend contract getekend om ons verder te begeleiden, zodat voor ons veel stress wegvalt. Het systeem draait altijd en als er problemen zijn, zorgt Aurelium meestal binnen tien minuten voor een oplossing. Ze installeren meteen updates en zijn erg open naar ons, net zoals wij heel open zijn naar onze klanten.”
Meer weten?
Andere interessante artikels en getuigenissen
Print-it!
Aurelium
Microsoft Small Business Server
