Oud Beersel, une brasserie produisant des gueuzes et lambics, a remporté l’Ultimate Makeover 2009. Cette action de Microsoft et de ses partenaires analyse l’utilisation que font les PME belges et luxembourgeoises de leur environnement ICT. Le lauréat de Makeover reçoit notamment en cadeau un environnement ICT totalement rénové. L’implémentation réalisée chez Oud Beersel a été prise en charge par le partenaire informatique IT1.
Oud Beersel est aujourd’hui l’une des premières sociétés belges à utiliser le nouveau système d’exploitation, ultra rapide, Windows 7 Professional. L’entreprise a en outre reçu Windows Small Business Server 2008 qui inclut des fonctionnalités telles que courriel, intranet, accès externe, support d’équipements mobiles, partage de fichiers et d’impression, sauvegarde, stockage centralisé de données, gestion centralisée de données, et virtualisation grâce à la technologie Hyper-V.
Oud Beersel est ainsi désormais en mesure d’opérer de manière sécurisée à partir de n’importe quel endroit. Le suivi des courriels est rapide tandis que le stockage et le partage des informations peuvent s’effectuer de manière centrale. Grâce à cette opération de rénovation, la brasserie, société modeste mais ambitieuse, est désormais parée pour sa croissance future. Elle peut étendre sa clientèle et offrir un meilleur service à ses acheteurs, partout dans le monde.
Une petite société avec de grandes ambitions
“Par le passé, nous utilisions notre propre PC à domicile et sans réseau informatique, sans stockage central de données, sans serveurs. Si nous voulions pouvoir collaborer de manière plus efficace, flexible, professionnelle et sécurisée, il nous fallait absolument consentir des investissements ICT. Chose qui n’est toutefois pas aisée pour une petite société familiale”, déclare Gert Christiaens, patron d’Oud Beersel. “L’Ultimate Makeover fut donc plus qu’apprécié.”
Gert Christiaens gère la société avec son père. Il s’occupe essentiellement des activités de brasserie, de la gestion et de l’administration tandis que son père se charge des ventes. S’y ajoute encore l’asbl “Les Gueuzes d’Oud Beersel”. Les volontaires organisent des visites de la brasserie d’Oud Beersel et participent à l’extension d’un musée, d’une boutique et d’une brasserie.
Compte tenu de l’envergure modeste de l’entreprise, la brasserie sous-traite un maximum de services. Les aspects traditionnels de la fabrication de la bière ont pour cadre Oud Beersel elle-même mais l’organisation fait appel à une autre brasserie pour les processus industriels. Lorsque la chose s’avère nécessaire, l’entreprise loue de la capacité et de la main-d’oeuvre. De même, le stockage et la distribution passent par des sociétés extérieures. C’est le modèle qu’a choisi la société familiale pour opérer le plus efficacement possible avec les collaborateurs et les moyens dont elle dispose.
Suivi immédiat des courriels
“Nous nous sommes tout d’abord concentrés sur la production et la vente de nos bières”, déclare Gert Christiaens. “Notre clientèle s’accroît de telle sorte que l’administration prend de plus en plus de temps. Nous avions dès lors besoin d’accentuer l’automatisation. L’ancienne brasserie était totalement dépourvue d’infrastructure informatique. Lorsque je travaillais ici, il ne m’était donc pas possible de rechercher directement une information ou d’assurer le suivi de mes courriels. Je devais, à chaque fois, rentrer chez moi pour démarrer mon PC. Pour pouvoir travailler en déplacement, il m’arrivait de copier des données sur un laptop. Ce qui me faisait perdre beaucoup de temps. Nous procédions par ailleurs aux sauvegardes à l’aide d’un disque externe. Nous prenions parfois même une copie supplémentaire, sur CD. Cette procédure, elle aussi, nous demandait beaucoup de travail. Désormais, les sauvegardes se font automatiquement, tant et si bien que nous opérons de manière beaucoup plus efficace et sécurisée. Grâce à l’installation d’un réseau informatique entièrement neuf, avec serveur central, logiciels rapides et matériels flambant neuf, nous disposons désormais d’une base robuste pour l’automatisation de notre administration. Je peux dorénavant exploiter les données de gestion partout et à tout moment. Je dispose en outre d’un PDA qui synchronise tout, ce qui m’offre une flexibilité supplémentaire et me permet d’assurer le suivi immédiat de mes courriels. C’est là une chose importante car, même si nous sommes une petite société, nous désirons être très dynamiques. Nous visitons régulièrement la clientèle ainsi que des salons belges ou étrangers tout en voulant continuer à avoir accès à nos informations.”
Partage efficace de l’information
Par le passé, toutes les communications s’opéraient via courriel. Données administratives, factures, listes de prix, support clientèle et matériel marketing, tout faisait l’objet d’échanges par courriels et était stocké dans des dossiers locaux. Les boîtes e-mail étaient donc surchargées. “Il était souvent difficile de déterminer quelle était la version la plus récente d’un document”, déclare Gert Christiaens. “Désormais, nous pouvons partager l’information de manière efficace via SharePoint.”
Auparavant, Oud Beersel utilisaient essentiellement des tableurs Excel pour des tâches telles que la gestion des stocks ou le suivi de livraisons. “Grâce à Dynamics NAV, tout s’effectuera désormais de manière beaucoup plus efficace, correcte et professionnelle”, estime Gert Christiaens.
Après s’être inscrite pour l’Ultimate PME Makeover, Oud Beersel fut sélectionnée comme finaliste. L’entreprise emporta ensuite le vote en-ligne. “Microsoft et HP ont analysé les besoins avec moi et proposé un certain nombre de partenaires potentiels. Nous avons choisi IT1 en raison de leur vaste expérience et parce qu’ils proposaient une solution à la mesure de notre brasserie”, déclare Gert Christiaens.
“Nous sommes à la fois un HP Preferred Gold Partner et un Microsoft Gold Certified Partner”, souligne Mario Van de Voorde, patron d’IT1. “Cela nous a par exemple permis d’être parmi les premiers à installer et à configurer le nouveau système d’exploitation Windows 7 et, ensuite, à en assurer le support.”
Oud Beersel utilisera le module gestion de caisse de Microsoft Dynamics NAV pour la boutique de la brasserie. Le système de gestion de caisse est, lui aussi, connecté au serveur de telle sorte que les informations sont synchronisées et sauvegardées en central. Venant de chez HP, Oud Beersel a reçu trois laptops, un PDA, un poste de travail, diverses imprimantes et systèmes multi-fonctions, ainsi qu’un PC à écran tactile pouvant afficher des infos produits pour les clients évoluant dans la boutique.
Un énorme gain de temps
“A ce jour, la transition est une réussite”, déclare Gert Christiaens. “Le projet n’est pas encore complètement bouclé mais nous constatons dès à présent un gain de temps important. Nous devons désormais poursuivre nos efforts afin de rendre la brasserie économiquement viable. L’objectif est de permettre à l’entreprise de fonctionner sans moi. En opérant de manière plus structurée et automatisée, nous serons également en mesure d’engager des collaborateurs supplémentaires qui rendront la chose possible.”
“Je peux dorénavant utiliser les données de gestion et assurer le suivi de mes courriels partout et à tout moment.”
Gert Christiaens, patron d’Oud Beersel
Pour plus d’informations
Pour obtenir davantage d'informations sur les produits et services de Microsoft décrits plus haut, appelez le +32 (0)2 704 30 00, ou visitez le site www.microsoft.be/pme ou http://www.microsoft.be/cases où vous trouverez les références d'autres entreprises qui utilisent des applications similaires.
Pour obtenir davantage d'informations sur IT1, appelez le +32 (0)52 20 20 60 ou visitez le site www.IT1.be
Pour obtenir davantage d'informations sur la brasserie Oud Beersel, consultez le site www.oudbeersel.be
Pour toute information complémentaire concernant l’Ultimate Makeover, consultez le site www.ultimatemakeover.be
