Par le passé, Spikes, société active dans les logiciels, recourait à quatre applications distinctes pour le courriel, la gestion de documents, la messagerie instantanée et les conférences via Internet. Avec tout ce que cela implique comme inconvénients en matière de coûts de maintenance et d’efficacité. La solution de conférence via Internet n’était par exemple pas utilisée de manière systématique de telle sorte que les déplacements faisaient encore perdre beaucoup de temps.
Microsoft Business Productivity Online Suite procure désormais à Spikes quatre outils en-ligne au sein d’un environnement intégré, avec un seul log-in, à savoir: Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online et Office Live Meeting. Ces logiciels sont utilisés par l’ensemble des 43 collaborateurs- essentiellement des développeurs mais aussi des commerciaux.
L’environnement de travail en-ligne améliore la collaboration, tant interne qu’externe. La disponibilité des logiciels est optimale, leur mise à jour constante dans la mesure où Microsoft prend en charge l’hébergement et la maintenance. Spikes réalise en outre de belles économies en limitant le nombre de déplacements. Son bénéfice devrait dès lors progresser de 2 à 4%.
Depuis mai 2009, Spikes, fournisseur de logiciels, utilise lui-même l’ensemble de la Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS): Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online et Office Live Meeting. Le logiciel est hébergé et maintenu par Microsoft de telle sorte que les applications bénéficient d’une disponibilité maximale et sont constamment tenues à jour. Spikes paie chaque mois un petit montant fixe par utilisateur. “Cette solution est nettement plus économique que de l’hébergement classique”, déclare Marc Vanderheyden, associé gérant de Spikes.
“BPOS présente comme grands avantages de garantir une excellente disponibilité et nous donne systématiquement accès à la version la plus récente”, affirme Marc Vanderheyden. “Un hébergement ‘neutre’ - chez Microsoft - nous permet en outre de pouvoir travailler au-delà de l’enceinte de l’entreprise - ce qui se produit de plus en plus souvent. Nous pouvons, sans le moindre problème, permettre à des intervenants externes d’accéder à certains projets sans qu’ils doivent se connecter à notre réseau interne.”
Collaboration efficace
Grâce à Exchange Online, les 43 collaborateurs de Spikes (essentiellement des développeurs mais aussi des commerciaux) peuvent accéder de partout à leur courriel. Ils peuvent également l’utiliser pour partager leur agenda et leurs personnes de contact et, ce faisant, collaborer de manière plus efficace. SharePoint Online est le système de gestion de documents à l’aide duquel ils peuvent gérer, partager et retrouver aisément leurs documents. Grâce à Office Communications Online, les collaborateurs de Spikes peuvent à tout moment voir qui est accessible et chatter en toute sécurité - en ce compris en mode mobile. “Précédemment, nous utilisions Messenger mais son usage étant essentiellement privé, certains n’étaient pas à l’aise. Qui plus est, Office Communications Online est intégré avec la liste d’adresses de notre société”, ajoute Marc Vanderheyden. Office Live Meeting constitue quant à lui une manière économique de se réunir en-ligne et de partager des documents, agrémentés de visuels et de sons, sans devoir se déplacer.
Quatre applications en un seul environnement de travail
“Par le passé, nous utilisions diverses applications pour le courriel, les conférences Web et la messagerie instantanée. Microsoft Business Productivity Online Suite nous les procure, intégrées dans un seul environnement, avec un seul log-in. Cela a pour effet d’améliorer la qualité de nos communications internes et des communications avec nos clients”, déclare Marc Vanderheyden. “Nous pouvons mieux communiquer entre nous, à distance, et nous pouvons engager plus fréquemment le dialogue avec nos clients à coûts réduits dans la mesure où Live Meeting nous évite de devoir nous déplacer. Nous économisons dès lors beaucoup de temps et d’argent tout en étant perçus comme des interlocuteurs professionnels par nos clients. Nous avons par ailleurs gagné en productivité du fait que nous perdons moins de temps à rechercher la bonne version d’un document. En qualité de partenaire BPOS, nous démontrons ainsi de manière pratique quels sont les avantages des Microsoft Online Services. Cela nous procure en outre l’aura d’une entreprise progressiste. Dans notre secteur, on attend en effet d’un acteur qu’il utilise lui-même les technologies les plus évoluées et les mieux adaptées.”
Gain de temps et d’argent aussi pour les clients
Selon Marc Vanderheyden, BPOS constitue une évolution logique pour le monde de l’entreprise. “Dans leur vie privée, les gens communiquent de plus en plus via des réseaux sociaux tels Facebook, LinkedIn et Twitter. Cette évolution gagne aujourd’hui le monde des entreprises. Les nouveaux outils en-ligne facilitent grandement une collaboration à distance, adaptée aux circonstances. Nous évitons les pertes de temps dus aux embouteillages en travaillant à domicile ou via conférence Web. Outre la disparition des coûts de gestion, il s’agit là à nos yeux du principal avantage financier. Live Meeting faisant partie intégrante de l’environnement de travail standard, cette application est utilisée plus fréquemment que celle que nous possédions précédemment. Pour toutes ces raisons, nous nous attendons à voir notre bénéfice progresser de 2 à 4%.”
Le passage à BPOS représente une économie de temps et de coûts non seulement pour Spikes elle-même mais aussi pour les clients. “Trois des quatre produits BPOS sont également utiles pour nos clients”, déclare Marc Vanderheyden. “Nos interventions ont surtout pour cadre des projets. Désormais, il est devenu très simple de partager des informations au sein de SharePoint au lieu de devoir recourir au mail pour envoyer à chaque fois les documents à toutes les personnes concernées et de conserver des copies en divers endroits. Tous les membres du projet - en ce compris en dehors de notre entreprise - disposent à tout moment de la version la plus récente d’un document.”
Plus d'informations
Pour obtenir davantage d'informations sur les produits et services de Microsoft décrits plus haut, appelez le +32 (0)2 704 30 00, ou visitez le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez les références d'autres entreprises qui utilisent des applications similaires.
Pour obtenir davantage d'informations concernant les services en-ligne de Microsoft, visitez le site www.microsoft.com/online/fr-be/.
Pour obtenir davantage d'informations sur Spikes, appelez le +32 (0)3 451 94 90 ou visitez le site www.spikestogether.be.
